Специальные мероприятия многими по праву считаются достаточно сложным механизмом, который состоит из множества связанных друг с другом элементов, и далеко не каждой компании по силам работать самостоятельно в рамках подобных проектовТакое положение вещей вполне объяснимо: компаниям, существующим в других индустриях, попросту неизвестны все тонкости планирования и проведения special events. Именно поэтому эксперты рекомендуют в большинстве случаев обращаться к профессионалам.

Критерий 1. Компетентность

Компетентность агентства - это не только способность хорошо организовать и провести выставку или пресс-конференцию. Хорошие специалисты должны понимать цели своего клиента, его целевую аудиторию, а главное - как конкретное мероприятие вписывается во всю его систему коммуникаций. И предлагать с соответствующие инструменты. Это непросто, и далеко не все с этим справляются.

Иная ситуация вырисовывается, когда мы приходим, допустим, в некое агентство, где в качестве профессионалов выступают бывшие студенты, ни разу даже не видевшие комплексных ивентов. Разумеется, их компетентность стремится к нулю.

Однако, как показывает практика, разницу между компетентным агентством и некомпетентным не всегда есть возможность определить с первого или даже второго взгляда. Обычно на это требуется гораздо больше времени, а принимать решение зачастую приходиться в режиме цейтнота. Поэтому одним лишь критерием “компетентность” ограничиваться, пожалуй, не стоит.

Критерий 2. Портфолио

Список успешных проектов - это, наверное, первое, на что смотрят большинство компаний, которые подбирают себе event-агентство. Что еще может показать действительный уровень специалистов, если не практическая иллюстрация их профессионализма? Но, с другой стороны, не редки случаи, когда портфолио формируются не совсем честно, и об этом стоит помнить.

На самом деле, основными критериями, которыми следует руководствоваться при выборе партнеров в этой сфере - это перечень их постоянных заказчиков, и соответственно - их отзывы, которые нужно стараюсь получить самостоятельно. Портфолио может быть эффектно сделано и презентовано, но о реальных результатах ивентов из него не узнаешь. Солидные агентства всегда имеют на своих корпоративных сайтах страницу, где размещают отзывы своих клиентов - там же можно найти составителя отзыва и его контакты.

Критерий 3. Первичное предложение

Значение первичного предложения - не абстрактного, а с учетом поставленной задачи, конечно же - очень часто недооценивается. Хотя именно здесь и могут проявиться большинство слабых и сильных мест event-агентства. Настоящие профессионалы в деле специальных мероприятий должны сразу улавливать суть ситуации, во-первых. Во-вторых, имея первичное предложение на руках, мы в состоянии составить более-менее точное представление о будущем качестве проекта, что также немаловажно.

Для иллюстрации снова обратимся к противопоставлению крайностей. Есть два гипотетических event-агентства. В одном над первичным предложением для Клиента работает сразу несколько специалистов, потому что им очень важно это потенциальное сотрудничество. А во втором координатор проектов просто заменил на стандартной “рыбе” шапку с обращением, поставил приблизительные расчеты, общие для всех новых клиентов, и успокоился. Думаю, читая оба предложения, Клиент сразу поймет, какое из них в каком агентстве разрабатывалось.

Крупные компании обычно не рассматривают всерьез предложения по организации презентации, подготовке к выставке или небольшому ивенту, сделанные без предварительного обсуждения и проработки. В коммуникациях нужна последовательность: если хвататься за все случайные предложения, то получится обед, приготовленный наполовину. Рекламное или ивент-агентство должно представлять себе задачи, аудиторию, специфику производства или услуг Клиента. В этом случае оно сможет сделать действительно интересное предложение.

Критерий 4. Готовность предоставлять решения под ключ

Что значит “решение под ключ”? В первую очередь, это освобождение Клиента, не специалистов в проведении special events, от забот, которыми мы заниматься и не должны. Иными словами, заключая с event-агентством договор на проект, Клиент рассчитывает на то, что его специалисты возьмут на себя решение всего спектра задач, связанных с предстоящим мероприятием. К слову, по такой же схеме работают компании и в других сферах, предоставляя заказчикам комплекс услуг: транспортные компании, рекламные агентства полного цикла и т.д.

Однако на деле все зачастую складывается иначе: заказчик оказывается вовлечен практически в любое, даже самое мелкое дело. Причем, с одной стороны, в этом, казалось бы, нет ничего страшного, ведь и та, и другая сторона работают сообща ради единой цели. Но, с другой стороны, компания платит event-агентству в том числе и за освобождение от банальной и весьма специфичной рутины. Безусловно, агентство получает свои деньги, во-первых, за креативные решения, а во-вторых, за то, что экономит ресурсы заказчика.

Критерий 5. Умение понимать контекст индустрии заказчика

Критерий последний в нашем списке, но один из важнейших в плане значимости. Специалисты агентства, которое берется за коммуникации заказчика или корпоративные вечеринки, обязаны хорошо представлять себе специфику предприятия - понимать в общих чертах основные моменты производства или услуг, четко представлять себе портрет целевой аудитории клиента. Фирмы, относящиеся к должным вниманием к проводимым мероприятиям зачастую сами с готовностью предоставляют агентствам эту информацию. Главное, что они должны быть готовы усвоить ее и применить в подготовке проектов. Если агентство не способно качественно воспринимать информацию от заказчика, то под большим сомнением его готовность донести ее до целевой аудитории.

Разумеется, специалисты event-агентства не обязаны разбираться во всем и за пару дней становиться гуру в делах, которыми занимается заказчик. Но они должны чувствовать эту индустрию и ее законы. В противном случае, как минимум, сопроводительные материалы окажутся бесполезны. Хотя это еще довольно неплохой вариант.